Datoveschranky.info - Datové schránky

8. 9. 2009 - Za 15 minut dvanáct

Kdy jindy by se měly podniky začít připravovat na správu datové schránky než během náběhového provozu?

Samozřejmě, zcela jistě se najdou tací, kteří problém odloží do posledních říjnových dnů, i tací, kteří se nad ním začnou zamýšlet až poté, co přijdou o cenné dokumenty nebo zbytečně ztratí možnost odvolat se proti nějakému rozhodnutí. Těm, kdo k nim patřit nechtějí, snad přijde vhod pár praktických podnětů.

Projděme si nejprve klíčové body, jak je na snídani klubu finančních ředitelů zmínil obchodní ředitel Software602 Pavel Nemrava. Jak tehdy zdůraznil, největší chybou je aktivovat datovou schránku dříve, než bude firma připravená. K nechtěné aktivaci může dojít třeba tak, že do podniku přijde obálka s přístupovými údaji a jednatel neznalý právních souvislostí otevře internetové rozhraní, přihlásí se... a běda! Datová schránka je aktivní, orgány veřejné moci mohou zasílat a začínají běžet lhůty.

Samozřejmě, každá datová schránka bude dříve či později aktivována, ale před tím by měla proběhnout příprava. Jak Pavel Nemrava na zmíněné akci uvedl, před řešením technologických záležitostí by si v každé organizaci měli odpovědět na následující otázky: ? Je mi datová schránka zřizována ze zákona? ? Kolik zásilek od orgánů veřejné moci mohu očekávat (lze určit nejlépe na základě toho, kolik dnes chodí do firmy doporučených dopisů)?

• O jaké zásilky se bude jednat?
• Budou mezi nimi i takové zásilky, kde by zpoždění reakce mělo vážné důsledky?
• Budu chtít v roce 2010 využívat i komerční datové schránky k posílání faktur?
• Kolik takových faktur mohu naopak očekávat od svých dodavatelů?
• Budu chtít využívat komerční datovou schránku pro komunikaci se svými obchodními partnery, dealery atd.?

Kdo zná odpověď na všechny tyto otázky, může přemýšlet o tom, jak budou vypadat procesy a postupy pro správu datové schránky, kdo bude mít tyto činnosti na starosti a jaké softwarové vybavení k tomu bude organizace potřebovat. Jak tehdy zdůraznil, největší chybou je aktivovat datovou schránku dříve, než bude firma připravená.

Za prvé. Je nutné zajistit vybírání zásilek došlých do datové schránky a zajistit, že se tyto zásilky dostanou dost rychle k tomu, kdo má tu kterou záležitost na starosti. A to tak, že se žádná zpráva neztratí a že zprávy budou archivovány tak, že každou z nich bude možné v budoucnu snadno najít. K nalezení musí být nejen elektronický dokument (podání, rozhodnutí apod.), ale také ?obálka? ? elektronický formulář opatřený elektronickým podpisem a časovým razítkem, který poslouží jako doklad o odeslání nebo přijetí a rovněž elektronická doručenka. Za druhé. Sjednocení práce s elektronickými a papírovými dokumenty. Jinak totiž hrozí, že se vytvoří dva typy paralelních procesů ? jedny pro elektronické originály dokumentů, které přišly datovou schránkou, druhé pro papírové originály, které dorazily v běžné obálce, se všemi dopady na efektivitu a chybovost.

Za třetí. Napojení zpracování dokumentů na informační systémy. Tady už jde o to, aby se nemuselo zbytečně přepisovat, aby správa datové schránky navazovala na elektronický oběh dokumentů (pokud je ve firmě zaveden), zkrátka, aby se věci dělaly nejen správně, ale také efektivně.

Za čtvrté. Vytváření dokumentů a jejich odesílání informačním systémem datových schránek. To už je vlastně nepovinná úloha. Nepovinná pro ty, kdo nejsou orgány veřejné moci a nezáleží jim na nákladech.

OPRAVY OBECNĚ OBLÍBENÝCH OMYLŮ O DATOVÝCH SCHRÁNKÁCH

Omyl první: Jedná se o velkého bratra, který otevírá cestu k neomezeného sledování občanů.

Uvedení na pravou míru: I kdybychom si představili hypotetickou situaci, že tyranský vládce bude ilegálně prohlížet logy, nezjistí nic víc, než který úřad komu posílá doporučené dopisy. To není přesně to, co si typicky představujeme, když hovoříme o špiclování soukromí občanů.

Omyl druhý: Datové schránky zavádějí doručení fikcí. Nyní se může stát, že člověk dostane rozhodnutí a nestihne se odvolat třeba proto, že bude v cizině, v nemocnici apod.

Uvedení na pravou míru: Správní řád platný od roku 2005 uvádí, že ?nevyzvedne-li si adresát písemnost do deseti dnů od uložení (na poště ? pozn. redakce), považuje se poslední den této lhůty za den doručení (fikce doručení), i když se adresát o uložení nedozvěděl.? Datové schránky tedy v tomto smyslu nezavádějí nic nového, jen princip trochu změkčují možností podívat se do datové schránky odkudkoliv.

Omyl třetí: Hned v prvních dnech nevydržel informační systém datových schránek nápor uživatelů a zkolaboval.

Uvedení na pravou míru: Plánovaná odstávka byla provedena v době, kdy ještě nebyly aktivovány žádné datové schránky. Navíc je architektura systému založena na tom, že jednotlivé požadavky jsou distribuovány na různé servery podle toho, jak vzrůstá celková zátěž. I kdyby tedy došlo k vyřazení několika serverů, na provozu by se to neprojevilo. Kromě toho je k dispozici záložní centrum o stejné kapacitě jako primární. Během náběhového provozu budou provedeny i další odstávky potřebné pro připojení dalších informačních systémů veřejné správy.

Omyl čtvrtý: Systém datových schránek není dostatečně zabezpečen.

Uvedení na pravou míru: Informační systém datových schránek počítá s tím, že vstup do datové schránky bude chráněn elektronickým certifikátem založeným na technologii PKI, která dosud nebyla prolomena a z běžně dostupných prostředků poskytuje nejvyšší míru bezpečnosti. Rozhodnutí, zda využít tuto možnost nebo se spokojit se jménem a heslem, je na uživateli.

Omyl pátý: Zavedení datových schránek znamená obohacení České pošty na úkor orgánů veřejné moci, protože nový kanál nahradí veškerou dosavadní úřední komunikaci, včetně e-mailů.

Uvedení na pravou míru: Datové zprávy nahrazují doporučené dopisy s doručenkou (obálky s pruhem), nikoliv běžnou komunikaci. Vzhledem k tomu, že za doporučený dopis se platí minimálně 26 korun, žádná z diskutovaných variant ceny placené za datovou zprávu by pro žádný subjekt neznamenala náklady navíc.

Omyl šestý: Datové schránky jsou vlastně jen dalším e-mailovým systémem.