Pravidla doručování přístupových údajů
1) Vydání prvotních přístupových údajů (oprávněná osoba v tuzemsku)
2) Opětovné vydání přístupových údajů (po zneplatnění původních) v tuzemsku
3) Doručování přístupových údajů do zahraničí
4) Režim doručování listovní zásilky
5) Zpřístupnění datové schránky
6) Přístupové údaje pro pověřené osoby a administrátory
1) Vydání prvotních přístupových údajů (oprávněná osoba v tuzemsku)
DS zřizované ze zákona
Na základě zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů jsou zřizovány datové schránky orgánům veřejné moci, právnickým osobám zapsaným v obchodním rejstříku a insolvenčním správcům (v budoucnu i advokátům a daňovým poradcům).
OVM
V případě orgánů veřejné moci jsou přístupové údaje k nově zřízené datové schránce zasílány doporučenou zásilkou do vlastních rukou vedoucímu orgánu veřejné moci (starosta, hejtman, primátor, atd.) na adresu instituce uvedenou v příslušném registru.
Pro orgány státní správy a územní samosprávy je centrálním zdrojem informací Seznam orgánů veřejné moci. Přístupové údaje jsou zasílány osobě, která je v Seznamu orgánů veřejné moci označena jako vedoucí představitel.
Při změně osoby statutárního zástupce OVM jsou v případě výše uvedených evidencí automaticky generovány a odesílány přístupové údaje pro novou oprávněnou osobu (původní oprávněné osobě jsou v témže okamžiku přístupové údaje zneplatněny).
PO
Datové schránky právnických osob jsou zřizovány ihned poté, co je daný subjekt (např. akciová společnost, společnost s ručením omezeným, družstvo) zapsán do obchodního rejstříku. Přístupové údaje jsou v takovém případě zasílány členům statutárního orgánu doporučenou zásilkou do vlastních rukou na adresu trvalého bydliště uvedenou v obchodním rejstříku. Obdobně, následně po jejich zápisu do obchodního rejstříku, jsou generovány a odesílány přístupové údaje v případě změn ve statutárních orgánech právnické osoby (nové přístupové údaje pro nově zapsané členy statutárního orgánu a zneplatnění přístupových údajů původních členů statutárních orgánů).
IS
Insolvenčním správcům jsou zasílány přístupové údaje na kontaktní adresu dle jejich zápisu v příslušném registru (rejstřík insolvenčních správců).
DS zřizované na žádost
Zákon umožňuje zřízení datové schránky i subjektům, které ji povinně používat nemusí. Jde zejména o nepodnikající fyzické osoby, osoby samostatně výdělečně činné, právnické osoby nezapsané v obchodním rejstříku či advokáty a daňové poradce (advokátům a daňovým poradcům bude datová schránka zřízena automaticky k 1.7. 2012, do té doby si ji mohou zřídit dobrovolně).
Přístupové údaje jsou v případě datových schránek zřizovaných na žádost zasílány podle přání žadatele buď na kontaktní adresu, uvedenou žadatelem ve formuláři žádosti, nebo jsou předány žadateli formou tzv. virtuální obálky, podobně jako v případě vydání nových přístupových údajů po jejich zneplatnění (viz dále). Elektronické doručení je vyloučeno v případě, kdy je žádost z jakéhokoliv důvodu předána do správního řízení ministerstvu – v takové případě jsou přístupové údaje vždy doručovány formou poštovní zásilky do vlastních rukou adresáta.
Vydání přístupových údajů formou tzv. virtuální obálky se nepovažuje za doručení ve smyslu §10, odst. 2, zákona č.300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů v platném znění. Nově zřízená datová schránka je tedy zpřístupněna až okamžikem, kdy se uživatel poprvé skutečně přihlásil.
2) Opětovné vydání přístupových údajů (po zneplatnění původních) v tuzemsku
V případě, že osoba oprávněná k přístupu do datové schránky ztratí své přístupové údaje, má podezření na jejich zneužití, atp., může požádat o vydání nových přístupových údajů. Tomuto kroku musí předcházet zneplatnění původních přístupových údajů uživatele.
O zneplatnění původních přihlašovacích údajů lze požádat na kontaktním místě veřejné správy CzechPOINT.
Nové přístupové údaje vám poté mohou být zaslány dvěma způsoby.
- Doporučenou zásilkou do vlastních rukou adresáta na zvolenou adresu. Tato metoda je obdobná prvotnímu rozesílání přístupových údajů.
- Pomocí tzv. virtuální obálky:
- po podání žádosti na CzechPOINTu je na e-mailovou adresu žadatele zaslán tzv. aktivační link
- po kliknutí na aktivační link se uživateli zobrazí stránka aktivačního portálu
- z "Potvrzení oznámení o zneplatnění přístupových údajů a vydání nových" přepíše údaj o ID virtuální obálky a ID datové schránky
- po kliknutí na tlačítko "Zobrazit přístupové údaje" systém vypíše kompletní přístupové údaje, nezbytné pro přihlášení do datové schránky, včetně hesla.
- Aktivační email je na zadanou adresu odeslán neprodleně po vyřízení žádosti. Pokud jej žadatel neobdržel, může si na této adrese vygenerovat nový aktivační email.
První žádost o zneplatnění přístupových údajů a vydání nových je zdarma. Pokud uživatel poté žádá o zneplatnění a vydání nových přístupových údajů dříve než za tři roky, je za tento úkon účtován správní poplatek ve výši 200 Kč.
3) Doručování přístupových údajů do zahraničí
Přístupové údaje je možné zasílat pouze do zemí (pdf, 108 kB), které umožňují službu dodání výhradně jen do vlastních rukou adresáta.
V případě, že má oprávněná osoba (např. jednatel společnosti) uvedenu adresu v některé ze zemí, které neumožňují službu dodání výhradně jen do vlastních rukou adresáta, datová schránka a přístupová práva se sice vytvoří, avšak této oprávněné osobě je zaslán vysvětlující dopis s uvedením důvodů, proč přístupové údaje nelze zaslat. Součástí tohoto dopisu je i návrh postupu, jak přístupové údaje získat s využitím pracoviště CzechPOINT na zastupitelských úřadech České republiky.
V takových případech příjemce dopisu na pracovišti CzechPOINTu na zastupitelském úřadu požádá o zneplatnění původních přístupových údajů a vydání nových. V žádosti uvede e-mailovou adresu, na kterou je mu zaslán aktivační odkaz. S jeho pomocí a s využitím údajů v potvrzení o podání žádosti si následně sám na svém počítači vygeneruje nové přístupové údaje do datové schránky (viz výše uvedený popis tzv. virtuální obálky).
4) Režim doručování listovní zásilky
Pokud jsou přístupové údaje doručovány listovní zásilkou, je vždy použita služba „Doporučená zásilka do vlastních rukou adresáta“. V praxi to tedy znamená, že dopis může převzít skutečně jen jeho adresát osobně. Je vyloučeno předání jiné osobě, pobývající na stejné adrese, případně vydání do rukou osoby disponující plnou mocí k přebírání listovních zásilek. Pokud adresát doporučené zásilky není zastižen, je zásilka uložena a adresát je vyzván k jejímu vyzvednutí ve lhůtě deseti dní.
5) Zpřístupnění datové schránky
Datová schránka je zpřístupněna přihlášením uživatele. V případě, že se do datové schránky nepřihlásí, je jeho datová schránka zpřístupněna uplynutím patnáctidenní lhůty po doručení přístupových údajů. Jakmile je datová schránka zpřístupněna, mohou do ní být dodávány datové zprávy.
K doručení přístupových údajů přitom může dojít jak převzetím obálky s přístupovými údaji, tak fikcí. K fikci doručení dochází v okamžiku, kdy uplyne desetidenní úložní doba zásilky na příslušné poště.
Aby mohla být konstruována fikce doručení, musí skutečně platit, že adresátu bylo oznámeno uložení zásilky na příslušné poště. Oznámení je obvykle vhazováno do poštovní schránky adresáta. Pokud je zásilka adresována na místo, kde se adresát vůbec nenalézá, a tudíž mu není možné oznámit uložení zásilky, není fikce doručení uvažována.
6) Přístupové údaje pro pověřené osoby a administrátory
Oprávněná osoba a administrátor mohou pro vstup do datové schránky zmocnit další osoby a současně stanovit rozsah jejich pravomocí. Tito uživatelé mají statut pověřené osoby či administrátora. Pověřené osoby na rozdíl od administrátora nemohou měnit nastavení datové schránky (nemohou tedy například určit další osoby pro vstup do datové schránky).
Nejsnadněji lze pověřenou osobu či administrátora jmenovat pomocí webového portálu Datových schránek - v části "Nastavení" je pod odkazem "Přidat pověřenou osobu" k dispozici potřebný formulář. Vyplněné údaje je třeba potvrdit tlačítkem "Přidat uživatele". Alternativně lze žádost o doplnění pověřené osoby či administrátora podat prostřednictvím kontaktního místa CzechPOINT. Přístupové údaje jsou následně v obou případech zaslány pověřené osobě, resp. administrátorovi na kontaktní adresu uvedenou v žádosti.
