Všeobecné dotazy
Musí mít datovou schránku i společenství vlastníků jednotek (SVJ)
Město je zřizovatelem organizací, které získaly právní subjektivitu (školy, školky, dům pro seniory) - mají IČ. Jsou povinny datovou schránku používat?
Jak stíhat úředníky, kteří budou dále zasílat dokumenty v listinné podobě místo do datové schránky?
Kdo a proč musí mít v souvislosti s provozem datových schránek elektronický podpis?
Existuje něco jako "telefonní seznam" datových schránek?
Jak se zprávy v datové schránce archivují?
Je v souvislosti s datovou schránkou nutné zavádět na úřad i spisovou službu?
Mění datová schránka organizační řešení oběhu papírových dokumentů uvnitř orgánu veřejné moci?
Pokud ze strany občana dostane úřad podání v listinné podobě, je nutné, aby odpovídal elektronicky?
Je povinnost při zřízení datové schránky zřídit zároveň elektronickou spisovou službu?
Které dokumenty budou školy předávat prostřednictvím DS úřadu a naopak úřad školám?
Měli by mít všichni úředníci vydávající rozhodnutí elektronický podpis a příslušné rozhodnutí vždy vydávat v papírové, i v elektronické podobě?
Když je na úřad doručena papírová žádost od občana a úřad ji musí postoupit k vyjádření jinému úřadu, je nutné, aby byla v tomto případě prováděna autorizovaná konverze?
Jaké jsou role zaměstnanců v souvislosti s datovými schránkami (administrátor atd.)?
Jak postupovat v případě, že komunikuje úřad "sám se sebou"? (např. úřad, jako orgán státní správy komunikuje s městem, jakožto účastníkem řízení)?
Jak to bude s doručením datových zpráv orgánům veřejné moci a s jejich tříděním na podatelně orgánu veřejné moci?
Jak se řeší vyzvedávání zpráv z DS pro vysokou školu, která má jednu datovou schránku, ale organizačně samostatné fakulty?
Kteří úředníci musí mít kvalifikovaný certifikát?
Může úředník v některých případech vyžadovat u zaslaných dokumentů od fyzické osoby prostřednictvím datové schránky el. podpis?
Co dělat v případě zasílání elektronických dokumentů, např. projektové dokumentace, když je dokument ve formátu, který nejsme schopni otevřít - požádáme jeho zaslání v jiném formátu, ale podatel to odmítne?
Jak je to s datovými schránkami z pohledu vývojářů spisových služeb. Je k dispozici nějaká technická dokumentace, jak datové schránky používat z programátorského hlediska?
Pro doručování oznámení o přestupcích z policie ČR směrem k obcím bude nadále využíván REP nebo DS?
Jaký je rozdíl mezi datovými schránkami a systémem REP ČR? A proč není možno REP využít?
Jak můžeme chránit vstup do vnitřního prostředí úřadu (spisové služby) přes DS, kdy spolu s doručenou poštou přijde i vir?
Bude možno činit orgány veřejné moci dotaz na existenci datové schránky pouze při přihlášení do systému datových schránek pověřenou osobou?
Musí mít datovou schránku i společenství vlastníků jednotek (SVJ)?
Nemusí. Společenství vlastníků jednotek není zapsáno přímo v obchodním rejstříku, nýbrž v podrejstříku S, tudíž datovou schránku mít nemusí. Povinnost mít datovou schránku ale platí pro všechna družstva (včetně bytových). Datová schránka družstva bude zřízena automaticky Ministerstvem vnitra.
Město je zřizovatelem organizací, které získaly právní subjektivitu (školy, školky, dům pro seniory). Mají tedy přiděleno své IČ, jednají zcela samostatně. Jak přistupovat k problému, aby splnily zákonné povinnosti a staly se uživatelem datové schránky? Jsou vůbec povinny datovou schránku používat?
Každé právnické osobě zapsané v obchodním rejstříku bude datová schránka zřízena automaticky a musí ji používat. Pokud nejste zapsáni v obchodním rejstříku, datová schránka se zřizuje na žádost.
Jak stíhat úředníky, kteří budou dále zasílat dokumenty v listinné podobě místo do datové schránky? Co s tím nadřízený má udělat?
V tomto případě se jedná o porušení pracovní kázně, které je upraveno zákoníkem práce.
Kdo a proč musí mít v souvislosti s provozem datových schránek elektronický podpis? Jakým způsobem je používán? U kterých správních agend je nutný pro podání?
V případě doručování dokumentů obsahujících úkony orgánů veřejné moci vůči adresátům veřejné moci se pro náležitosti těchto úkonů uplatní procesní předpisy (občanský soudní řád, správní řád). Ty požadují opatřit úkony orgánů veřejné moci zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb (dále jen "elektronický podpis") odpovědné úřední osoby, respektive osoby justičního orgánu (viz § 69 odst. 3 správního řádu, § 40b odst. 3 občanského soudního řádu). Tyto normy se uplatní přednostně před obecným pravidlem v zákoně o eGovernmentu, že úkon učiněný osobou oprávněnou k přístupu do datové schránky či pověřenou osobou má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, ledaže jiný právní předpis nebo vnitřní předpis požaduje společný úkon více těchto osob. Opatření úkonů orgánů veřejné moci adresovaných adresátům veřejné moci zaručeným elektronickým podpisem je nezbytné i z toho důvodu, že adresáti si nemohou dokument, který není opatřený elektronickým podpisem, nechat zkonvertovat.
Existuje něco jako "telefonní seznam" datových schránek?
Ano, na stránce www.seznamovm.cz. V tomto seznamu jsou datové schránky orgánů veřejné moci a datové schránky jejich organizačních složek (pokud mají datové schránky zřízeny), datové schránky právnických osob, podnikajících fyzických osob a fyzických osob. Fyzické osoby však mají možnost nezveřejňovat své ID datové schránky v seznamu datových schránek, proto seznam fyzických osob nemusí být úplný. Datové schránky také můžete vyhledávat přímo ve své datové schránce, při odesílání datové zprávy. Pokud je datová schránka subjektu či osoby v seznamu vyhledána, je možné do ní zprávu odeslat. Seznam datových schránek se může stále měnit. Speciálně fyzické osoby si mohou datové schránky zřizovat, ale i rušit. To, že jste někomu odesílali do jeho datové schránky elektronickou zprávu před týdnem, automaticky neznamená, že tuto schránku ještě dnes vlastní. Proto je nutné pokaždé učinit dotaz, který vrátí odezvu s aktuálním stavem
Jak se zprávy v datové schránce archivují?
Zpráva doručená přihlášením oprávněné osoby bude v datové schránce uchována po dobu 90 dní. Po této lhůtě bude vymazána. Pokud si uživatel datovou zprávu nepřečte, bude považována dle zákona 300/2008 po deseti dnech ode dne dodání datové zprávy do datové schránky za doručenou. Datová zpráva bude v datové schránce uchována i nadále a 90 denní lhůta pro její vymazání počne běžet až okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba s oprávněním tuto zprávu číst.
Výše uvedené znamená, že uživatelé si musí zprávy (odeslané i přijaté) sami archivovat. To je možné buď na vlastním počítači (například prostřednictvím elektronické spisové služby) na externích datových nosičích nebo prostřednictvím archivačních služeb, které nabízí Česká pošta (viz Dlouhodobé úložiště datových zpráv.)
Je v souvislosti s datovou schránkou nutné zavádět na úřad i spisovou službu?
Od určité velikosti úřadu, respektive objemu zpráv v datové schránce nepochybně. U velmi malých úřadů vystačí základní rozhraní datové schránky. Pro většinu úřadů je však vhodné využít elektronickou spisovou službu.
Mění datová schránka organizační řešení oběhu papírových dokumentů uvnitř orgánu veřejné moci?
Zavedení datových schránek nemění systém oběhu dokumentů uvnitř úřadu, pouze přineslo nový způsob přijímání a odesílání dokumentů.
Pokud ze strany občana dostane úřad podání v listinné podobě, je nutné, aby odpovídal elektronicky?
Mohlo by se zdát, že zvolil-li někdo ke komunikaci s veřejnou správou listinnou podobu, přeje si touto formou s úřadem komunikovat. Zákon č. 300/2008 upřednostňuje, je-li to možné, elektronickou komunikaci. Proto i u reakcí na ta podání, která úřady obdrží v listinné podobě, musí zjišťovat, zda má odesílatel datovou schránku. Pokud zjistí že tato schránka existuje, odpověď je nutné odeslat elektronicky jejím prostřednictvím.
Je povinnost při zřízení datové schránky zřídit zároveň elektronickou spisovou službu?
Ne, podle zákona č. 300/2008 Sb. při zřízení datové schránky nevzniká orgánu veřejné moci povinnost zřídit zároveň elektronickou spisovou službu. Vede-li však orgán veřejné moci spisovou službu elektronicky, musí spisovou službu uzpůsobit ke komunikaci s informačním systémem datových schránek.
Které dokumenty budou školy předávat prostřednictvím DS úřadu a naopak úřad školám?
Školám se bude zřizovat pouze datová schránka právnické osoby (těm, které jsou zapsány v obchodním rejstříku obligatorně, ostatním na žádost), nikoliv datová schránka orgánu veřejné moci. S ohledem na tuto skutečnost nebudou mít povinnost prostřednictvím své datové schránky jakékoliv dokumenty odesílat, pouze je od orgánů veřejné moci přijímat. Orgánům veřejné moci budou školy moci odeslat jakýkoliv dokument, umožní-li to jeho povaha. Naopak orgány veřejné moci budou muset školám, které budou mít zřízenu a zpřístupněnu datovou schránku, zasílat všechny dokumenty nedoručované na místě, jejichž povaha to umožní. Pro posouzení povahy dokumentu bude v obou případech rozhodující jeho forma, tj. zda jej lze převést či vytvořit v podobě datové zprávy přípustného formátu a velikosti (přípustné formáty a velikost budou zveřejněny na internetových stranách Ministerstva vnitra). Datové schránky nebudou vhodné pro zasílání dokumentů v podobě strukturovaných dat či složky strukturovaných dat formovaných podle požadavků zvláštních komunikačních aplikací typu daňového portálu (a jeho funkcionality Elektronické podání). Doplňkovým kritériem, které však bude zcela na odesílateli dokumentu, je protokolární aspekt, tj. zda je zaslání dokumentu v podobě datové zprávy vhodné.
Když úřad vydává rozhodnutí např. v odvolacím řízení a občanovi má toto rozhodnutí poslat v papírové podobě, bude provádět autorizovanou konverzi rozhodnutí z papírové do elektronické podoby a toto pošle na dotčený úřad? Nebo by měli mít všichni úředníci, kteří vydávají rozhodnutí, elektronický podpis a příslušné rozhodnutí vždy vydají i v papírové, i v elektronické podobě?
Vůči adresátu dokumentu orgánu veřejné moci (obsahujícího úkon tohoto orgánu), který má zřízenu a zpřístupněnu datovou schránku, bude tento dokument zaslán prostřednictvím datové schránky, umožní-li to jeho povaha a nebude-li se doručovat na místě. Nebude-li mít adresát dokumentu orgánu veřejné moci zřízenu a zpřístupněnu datovou schránku, tento dokument mu bude doručen v listinné podobě, neprojeví-li adresát vůli, aby mu byl doručen e-mailem. Forma dokumentu orgánu veřejné moci před jeho odesláním adresátovi je otázkou druhu spisové služby tohoto orgánu. Pokud orgán vede spisovou službu v listinné podobě, rozhodnutí vydá také v listinné podobě a doručí jej účastníkovi; má-li účastník datovou schránku, orgán rozhodnutí zkonvertuje. Stejným způsobem postupuje i ve vztahu k dalším subjektům, kterým rozhodnutí doručuje. Pokud orgán vede spisovou službu v elektronické podobě, vyhotoví rozhodnutí také elektronicky a pomocí datové schránky je doručí. Pro účastníka nemajícího datovou schránku (kterému bude rozhodnutí doručovat v listinné podobě) provede konverzi dokumentu do listinné podoby.
Když je na úřad doručena papírová žádost od občana a úřad ji musí postoupit k vyjádření jinému úřadu, je nutné, aby byla v tomto případě prováděna autorizovaná konverze, nebo se vše vyřeší tím, že nascanovaná podoba papírového dokumentu je přílohou datové zprávy?
Vzhledem k tomu, že postupující orgán není schopen posoudit, zda by se autorizovanou konverzí dokumentů z listinné do elektronické podoby neztratily důležité vlastnosti dokumentu (např. u projektové dokumentace), měl by postoupit materiál v takové podobě, v jaké mu byl dodán. Toto pravidlo se týká postoupení pro nepříslušnost. Pokud je otázkou myšleno to, že vůči příslušnému orgánu je učiněno podání a orgán pouze potřebuje vyjádření jiného orgánu k zaslaným materiálům, je na žádajícím orgánu, aby posoudil, zda povaha dokumentu umožňuje jeho autorizovanou konverzi dokumentů. V obou případech je však bezpodmínečně nutné zachovat i původní podobu dokumentu, neboť se může stát, že dokument bude nutné použít v jiném řízení (např. v rámci trestního řízení) a jeho autorizovanou konverzí dokumentů a následným zničením originálu by došlo ke zničení důležitých znaků (např. otisky prstů na listině).
Jaké jsou role zaměstnanců v souvislosti s datovými schránkami (administrátor atd.)?
Role zaměstnanců, kteří jsou administrátory a pověřenými osobami nebo jinými osobami oprávněnými k přístupu do datové schránky, vyplývá z příslušných ustanovení zákona č. 300/2008 Sb. (zejména § 8). Role ostatních zaměstnanců zákon č. 300/2008 Sb. neupravuje. Důvodem vytvoření funkce administrátora, který má význam především na velkých úřadech či u velkých právnických osob, je soustředit správu a organizační záležitosti spojené s provozem datové schránky do rukou jedné osoby a oprostit tak statutární orgány a vedoucí orgánů veřejné moci od ryze administrativních záležitostí.
Jak postupovat v případě, že komunikuje úřad "sám se sebou"? (např. úřad, jako orgán státní správy komunikuje s městem, jakožto účastníkem řízení)?
Komunikace orgánu územního samosprávného celku, který vede řízení, jehož účastníkem je tento územní samosprávný celek, bude probíhat obdobným způsobem jako doposud. Pro komunikaci datovými schránkami je potřeba vždy aspoň dvou datových schránek. Pro "jednotu" orgánu, který vede řízení, a účastníka však tato podmínka nebude splněna, využití datových schránek v tomto případě tak nebude možné. Jakým způsobem bude v uvedených případech doručováno, je věcí spisové služby příslušného orgánu.
Jak to bude s doručením datových zpráv orgánům veřejné moci a s jejich tříděním na podatelně orgánu veřejné moci? Jaké budou možnosti automatizovaného směrování na útvary v rámci organizační struktury, např. vazba na RPP?
Nejedná se o právní problém, ale spíše o technickou záležitost. Možnosti automatického směřování jsou otázkou technického charakteru a záleží na použitém systému elektronické spisové služby.
Jak bude řešitelné vyzvedávání zpráv z datové schránky pro vysokou školu, která má jednu datovou schránku, ale organizačně samostatné fakulty (s vlastní spisovou službou a podatelnou), které sídlí na různých adresách v ČR a každá fakulta využívá jiného systému spisové služby?
Řešení záleží na vnitřním předpisu každé vysoké školy, přístup do datové schránky bude zřízen statutárnímu zástupci vysoké školy a on musí rozhodnout, kdo bude dokumenty z datové schránky vybírat. Provázání se spisovou službou také závisí na vnitřním organizačním předpisu organizace.
Kteří úředníci musí mít kvalifikovaný certifikát? Existuje centrální pokyn pro celou veřejnou správu nebo má každý OVM vlastní interní předpis?
Toto rozhodnutí spadá do pravomoci každého úřadu.
Může úředník v některých případech vyžadovat u zaslaných dokumentů od fyzické osoby prostřednictvím datové schránky el. podpis? Pokud ano, v kterých případech?
V těch případech, kde správní řád nebo jiná právní norma vyžaduje podání opatřené úředně ověřeným podpisem.
V případě zasílání elektronických dokumentů, např. projektové dokumentace, se může stát, že bude dokument ve formátu, který nejsme schopni otevřít. Budeme žádat jeho zaslání v jiném formátu, ale podatel to odmítne. Obdobná situace může nastat i opačně (úřad pošle něco, co adresát nebude moci otevřít a bude požadovat dokument v nějakém speciálním formátu). Vycházím z toho, že doporučené formáty pdf, tiff a png se týkají archivace, nikoliv elektronického komunikace jako takové. Bude mít úřad možnost stanovit vnitřní normou, že například přijímá podání v těchto určitých formátech?
OVM má povinnost přijmout ke zpracování libovolný z formátů stanovených vyhláškou č.194/2009 Sb. v aktuálním znění.
Jak je to s datovými schránkami z pohledu vývojářů spisových služeb. Je k dispozici nějaká technická dokumentace, jak datové schránky používat z programátorského hlediska? Je k dispozici nějaký testovací provoz, aby bylo možné vyzkoušet funkčnost datových schránek?
Aplikační rozhraní informačního systému datových schránek (dále jen „ISDS“) je popsáno v Provozním řádu. Aplikačního rozhraní ISDS může využívat každý uživatel, který je oprávněn k přihlášení do datové schránky. Dále Ministerstvo vnitra zřídilo pracovní prostor pro všechny zájemce o novinky a změny aplikačního rozhraní informačního systému datových schránek. Obsahem pracovního prostoru jsou zejména knihovny obsahující aktuální i starší verze dokumentace k webovým službám, ale i diskusní fórum moderované Provozovatelem ISDS, viz http://www.datoveschranky.info/cz/metodicke-postupy/pro-dodavatele-aplikaci-tretich-stran-id34706/. Pro testování je možné využít testovací prostředí, viz http://www.datoveschranky.info/cz/o-datovych-schrankach/testovaci-prostredi-id34697/.
Pro doručování oznámení o přestupcích z policie ČR směrem k obcím bude nadále využíván REP nebo DS?
Stávající komunikační a agendové informační systémy budou i nadále plně využívány.
Jaký je rozdíl mezi datovými schránkami a systémem REP ČR? A proč není možno REP využít? Protože dle mého názoru splňuje požadavky na funkčnost systému.
Systém datových schránek se od systému REP zásadně liší technologickým řešením, úrovní zabezpečení, konstrukcí i určením systému. Obsáhlejší vysvětlení lze najít v zákoně č.300/2008 Sb.
Jak můžeme chránit vstup do vnitřního prostředí úřadu (spisové služby) přes DS, kdy spolu s doručenou poštou přijde i vir? Prostě pošta bude z venku zavirovaná
Přílohy budou na vstupu do ISDS kontrolovány antivirovou kontrolou. Pokud budou obsahovat škodlivý kód, systém zprávu odmítne přijmout k doručení.
Bude možno činit orgány veřejné moci dotaz na existenci datové schránky pouze při přihlášení do systému datových schránek pověřenou osobou, nebo bude možno zjišťovat existenci datové schránky prostřednictvím jiného rozhraní bez nutnosti přihlášení do systému datových schránek?
Orgány veřejné moci mají k dispozici průběžně aktualizovaný seznam datových schránek, který mohou stáhnout a datovou schránku příjemce vyhledávat mimo prostředí ISDS, např. prostřednictvím své elektronické spisové služby.
