Všichni advokáti a daňoví poradci získávají 1. července datovou schránku
Na začátku července, přesně tři roky od startu Informačního systému datových schránek, se významně rozšíří řady jeho uživatelů. Na základě §31 zákona č.300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, budou ze zákona zřízeny datové schránky všem advokátům a daňovým poradcům. Ke zřízení schránek dojde automaticky, bez nutnosti podávat žádost, na základě údajů, které Ministerstvu vnitra poskytla Komora daňových poradců a Advokátní komora. Tento krok byl dlouhodobě s oběma Komorami připravován, včetně školících a informačních akcí, na kterých se jak ministerstvo vnitra, tak i Česká pošta aktivně podíleli.
Advokátům a daňovým poradcům přejeme, aby jim datové schránky pomohly a usnadnily jejich práci. Pro ty, kteří si ještě nejsou jejich používáním jisti, jsme připravili následující informační dvanáctero:
1. Jak budou schránky zřizovány?
Datové schránky advokátů a daňových poradců jsou zřizovány ze zákona, to znamená, automaticky, na základě údajů, které poskytují správci ISDS Advokátní komora a Komora daňových poradců (§15 zákona č.300/2008 Sb.) Není tedy třeba o založení schránky žádat.
V souladu se zákonem je advokátům a daňovým poradcům zřizována datová schránky fyzické osoby podnikající - podtyp advokát nebo daňový poradce. Díky tomu jsou datové schránky snadno identifikovatelné.
O zřízení datové schránky bude každý advokát a daňový poradce informován zvláštní poštovní zásilkou, která se doručuje výhradně do vlastních rukou a obsahuje rovněž přístupové údaje, pomocí nichž je možné se do datové schránky přihlásit na webové adrese https://www.mojedatovaschranka.cz.
Je třeba upozornit na to, že nepřevzetím této zásilky se uživatel zřízení datové schránky nevyhne, naopak se vystaví významnému riziku, že do datové schránky budou doručovány zprávy, které si nebude moci přečíst.
Datová schránka je zpřístupněna (to jest, je možné z ní a do ní zasílat datové zprávy):
a) přihlášením oprávněné osoby
b) nejpozději 15 dnem po doručení přístupových údajů - zde je ovšem potřeba mít na paměti, že i přístupové údaje mohou být doručeny fikcí.
Jestliže se vám tedy pošta pokusí doručit přístupové údaje například 3. července, adresát si je ani přes výzvu nepřevezme, datová schránka mu bude automaticky zpřístupněna dne 28. července.
2. Co když si zásilku nevyzvednu?
V případě, že adresát obálky s přístupovými údaji nebude zastižen, bude v souladu se správním řádem zásilka uložena na poště po dobu 10ti dnů, kdy si ji může vyzvednout. Poté se vrátí odesilateli, tj. Ministerstvu vnitra. Její charakter totiž vylučuje následné vhození do schránky, jako je to možné u jiných zásilek.
To znamená, že pokud se advokátovi nebo daňovému poradci nepodaří zásilku fyzicky doručit, i tak po 10 dnech dojde k doručení tzv. fikcí a po dalších 15 dnech k následnému zpřístupnění datové schránky.
V takové situaci doporučujeme navštívit nejbližší kontaktní místo veřejné správy CzechPOINT, kde lze požádat o zneplatnění původních přihlašovacích údajů a vystavení nových. Stejný postup platí i v případě, že obálku s přístupovými údaji ztratíte.
3. Co když jsem si datovou schránku zřídil už dříve?
Pokud si advokát zřídil v minulosti datovou schránku fyzické osoby podnikající, bude jim automaticky převedena na typ schránky pro advokáty. Daňovým poradcům se prováděl převod na žádost. Je potřeba upozornit na to, že jedna osoba však může mít přístup do více datových schránek - do datové schránky fyzické osoby, datové schránky právnické osoby, pokud je členem statutárního orgánu apod. Automatická změna se týká pouze datových schránek podnikající fyzické osoby.
O tom, že vaše datová schránka fyzické osoby podnikající byla převedena na typ advokát nebo daňový poradce, se dozvíte buď přímo ve své datové schránce, kde bude uveden jak typ datové schránky PFO-advokát nebo PFO-daňový poradce, popřípadě v seznamu datových schránek na portal.gov.cz, ve kterém si lze tyto údaje rovněž vyhledat.
4. Co když mi žádné přístupové údaje nepřišly?
V případě, že advokát nebo daňový poradce neobdrží přístupové údaje nejpozději do 15. července, doporučujeme následující postup:
a) informujte se na vaší dodací poště, zda na ní nejsou přístupové údaje uloženy, případně zda už neuplynula úložní lhůta a nebyly vráceny zpět odesilateli,
b) pokud se tak stalo, nechte si na nejbližším kontaktním místě veřejné správy CzechPOINT vystavit nové přístupové údaje,
c) pokud na poštu žádné přístupové údaje nedorazily, zavolejte informační linku datových schránek na tel.: 270 005 200, kde Vám operátoři pomohou problém vyřešit.
5. Jak se do datové schránky přihlásím?
Do datové schránky se přihlásíte pomocí webového prohlížeče v počítači (podporovány jsou MS Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome a Safari na počítačích Mac). Je třeba do adresního řádku napsat https://www.mojedatovaschranka.cz. Vyplníte svoje přihlašovací údaje (jméno a heslo) a opíšete bezpečnostní kód. Poté již proběhne přihlášení do vaší datové schránky.
Může se stát, že při pokusu o vstup na tuto webovou stránku, se Vám objeví informace o tom, že připojení je nedůvěryhodné. To znamená, že nemáte ve svém počítači nainstalovaný bezpečnostní certifikát, který je nutný pro zabezpečenou komunikaci s vaší datovou schránkou. Instalace certifikátu je jednoduchá a její postup naleznete zde.
První věcí, kterou musíte v datové schránce udělat, je změnit si své heslo. Ke změně budete vyzváni systémem při prvním přihlášení. Heslo, které si zvolíte, má z bezpečnostních důvodů nastavenu platnost na tři měsíce. V Nastavení datové schránky však můžete zvolit i neomezenou délku platnosti hesla.
V Nastavení datové schránky lze provádět i další úkony: přidat pověřené osoby, uložit emailovou adresu nebo mobilní telefonní číslo, kam vám budou chodit upozornění na příchozí zprávy, nastavit bezpečnější způsob přihlášení pomocí certifikátu nebo sms atd. Podrobnosti najdete v Nápovědě, která je k dispozici po přihlášení.
6. Jak se pracuje s datovou schránkou?
Pokud nemají uživatelé k dispozici specializovaný software (například spisovou službu apod.), přistupují k datové schránce nejčastěji prostřednictvím portálu https://www.mojedatovaschranka.cz. Práce s portálem je velmi jednoduchá a intuitivní. Podrobný návod je k dispozici přímo v portálu pod heslem Nápověda. Řadu dalších užitečných informací najdete na webu www.datoveschranky.info, například zde nebo zde.
Je třeba upozornit na to, že před prvním vytvořením či přečtením datové zprávy vás portál vyzve k instalaci doplňku Software 602 Form Filler. Této procedury není třeba se obávat, podrobnosti o instalaci jsou uvedeny v návodu. Máte možnost si tento bezplatný software, který budete potřebovat i pro prohlížení již dříve uložených zpráv, nainstalovat i ze stránek www.602.cz.
7. Lze si někde práci se schránkou vyzkoušet?
Součástí ISDS je i testovací prostředí, kde si každý může práci s datovou schránkou vyzkoušet "nanečisto". Toto prostředí je k dispozici na http://www.isdstest.cz. Pro testování externích aplikací a technické vývojáře je určeno zvláštní testovací prostředí, dostupné po registraci.
8. Mohou do mé schránky přistupovat i jiné osoby?
Při zřízení má do datové schránky přístup pouze tzv. oprávněná osoba - v daném případě tedy advokát nebo daňový poradce. Ten může určit (nejlépe přímo v datové schránce v sekci Nastavení - Uživatelé), že do datové schránky mohou přistupovat i další osoby, které k tomu pověří, a nastavit jim příslušná oprávnění (například zda mohou číst zprávy, odesílat je apod.). Stejně tak může určit Administrátora, což je osoba, která má oprávnění měnit nastavení datové schránky a rovněž přidávat nebo ubírat další pověřené osoby.
Každá osoba, která přistupuje do datové schránky (ať už oprávněná, pověřená nebo administrátor), musí mít své vlastní přístupové údaje. Je absolutně nepřípustné, aby se pod stejnými přístupovými údaji přihlašovalo více osob. Je třeba si uvědomit, že pomocí datových schránek je možné činit velmi závažné právní kroky a je v zájmu uživatelů, aby v systému bylo jednoznačně identifikováno, kdo takové kroky učinil.
9. Kolik mě to bude stát?
Zřízení datové schránky i její používání je zcela zdarma. Stejně tak advokáti ani daňoví poradci neplatí za datové zprávy, které jsou odesílány do datových schránek orgánů veřejné moci. Pokud byste chtěli používat datové schránky i pro soukromou nebo obchodní korespondenci, je třeba v Nastavení datové schránky - komerční služby povolit příjem tzv. poštovních datových zpráv. Další informace jsou k dispozici na http://www.ceskaposta.cz/pdz.
K datové schránce je možné objednat si další doplňkové služby. Velmi užitečná je služba Dlouhodobé úložiště datových zpráv , která Vám zajistí trvalé bezpečné uložení odeslaných i přijatých datových zpráv přímo v ISDS (standardně se zprávy mažou po 90ti dnech od doručení). Podrobnosti jsou uvedeny zde.
Dále doporučujeme službu Bezpečný klíč, která Vám zajistí mnohem bezpečnější způsob přihlašování pomocí certifikátu. Podrobnosti jsou zde.
Stejně tak máte možnost objednat si službu komfortních SMS notifikací, prostřednictvím níž dostanete vždy při příchodu nové datové zprávy upozornění na váš mobilní telefon. Služba se nastavuje přímo v prostředí datových schránek, v sekci Nastavení
10. Jak soud či finanční úřad moji datovou schránku najde?
Při vytváření datových zpráv vybírají uživatelé adresáty přímo ze seznamu existujících datových schránek. Vaši datovou schránku bude možné nalézt podle vašeho jména, IČ, adresy, u advokátů i evidenčního čísla a dalších údajů. Nejjednodušší je ovšem vyhledání přímo podle identifikátoru datové schránky. Doporučujeme Vám tedy identifikátor zveřejnit stejně jako jiné kontaktní údaje, např. na vizitkách, hlavičkových papírech, webových stránkách a podobně.
Seznam datových schránek je k dispozici přímo na portálu datových schránek pro přihlášené uživatele nebo pro širokou veřejnost na Portálu veřejné správy portal.gov.cz.
11. Jaká bych měl dodržovat bezpečnostní pravidla?
Datová schránka je nástroj, pomocí nějž je možné činit právní úkony, obsahující citlivá osobní data nebo obchodní či jiná tajemství. Její význam lze přirovnat k internetovému bankovnictví. Podle toho je potřeba k ní přistupovat a zejména chránit své přístupové údaje, nikomu je neposkytovat a velmi dobře si prověřit webovou stránku či aplikace, kam se vkládají. Doporučujeme rovněž využít služeb přihlášení s rozšířenou bezpečností, kam patří přihlášení certifikátem nebo pomocí jednorázového hesla, zaslaného sms.
V současné době existuje řada komerčních služeb, které umožňují přístup k datové schránce. Zpravidla vyžadují, abyste do nich zadali své přístupové údaje. Předtím, než takovou službu využijete, dobře si prověřte, zda lze jejímu provozovateli důvěřovat a zda při jejím poskytování dodržuje všechna bezpečnostní pravidla.
Obecná pravidla bezpečnosti, která je třeba dodržovat, a která Vám pomohou se v této problematice zorientovat, naleznete zde.
12. Kde najdu další informace k datovým schránkám?
Nejkomplexnějším zdrojem informací jsou webové stránky http://www.datoveschranky.info, kde naleznete nejen návody k používání datových schránek, ale i metodické pokyny pro jejich využívání ve státní správě, bezpečnostní zásady a kde jsou pravidelně zveřejňovány všechny novinky.
Pokud se dostanete do nesnází, může Vám pomoci informační linka, která je v provozu v pracovních dnech od 8:00 do 18:00 hodin na telefonním čísle 270 005 200.
Česká advokátní komora připravila sadu informací na svých webových stránkách http://www.cak.cz, mj.: video instruktáž, jak používat schránky, konverzi atd., nebo kuchařku (návod), který vycházel v Bulletinu advokacie. Komora rovněž provozuje pro své členy infolinku k datovým schránkám na tel.: 234 372 500.
Komora daňových poradců pořádala sérii školení nejen na téma co jsou to datové schránky a základní ovládání, ale také sérii přednášek na téma Komunikace se správcem daně pomocí datových schránek. Dále zveřejnila nejčastější otázky a odpovědi, které vydala formou letáku a aktuální informace naleznou její členové na svých interních webových schránkách. Aktuálně členy informuje pravidelně elektronicky pomocí Newsletterů a další informace zveřejňuje v časopisu Bulletin.
