Datoveschranky.info - Datové schránky

Všeobecné dotazy

Musí mít datovou schránku i společenství  vlastníků jednotek (SVJ)?
Nemusí. Společenství vlastníků jednotek není zapsáno přímo v obchodním rejstříku, nýbrž v podrestříku S, tudíž datovou schránku mít nemusí. Povinnost mít datovou schránku ale platí pro všechna družstva (včetně bytových). Datová schránka družstva bude zřízena automaticky Ministerstvem vnitra.

Město je zřizovatelem organizací, které získaly právní subjektivitu (školy, školky, dům pro seniory). Mají tedy přiděleno své IČ, jednají zcela samostatně. Jak přistupovat k problému, aby splnily zákonné povinnosti a staly se uživatelem Datové schránky? Jsou vůbec povinny Datovou schránku používat?
Každé právnické osobě zapsané v obchodním rejstříku bude datová schránka zřízena automaticky a bude ji muset používat. Pokud nejste zapsáni v obchodním rejstříku, datová schránka se zřizuje na žádost.

Jak stíhat úředníky, kteří budou dále zasílat dokumenty v listinné podobě místo do datové schránky? Co s tím nadřízený má udělat?
V tomto případě se jedná o porušení pracovní kázně, které je upraveno zákoníkem práce.

Kdo a proč musí mít v souvislosti s provozem datových schránek elektronický podpis? Jakým způsobem bude používán? U kterých správních agend bude nutný pro podání?
V případě doručování dokumentů obsahujících úkony orgánů veřejné moci vůči adresátům veřejné moci se pro náležitosti těchto úkonů uplatní procesní předpisy (občanský soudní řád, správní řád). Ty požadují opatřit úkony orgánů veřejné moci zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb (dále jen ?elektronický podpis?) odpovědné úřední osoby, respektive osoby justičního orgánu (viz § 69 odst. 3 správního řádu, § 40b odst. 3 občanského soudního řádu). Tyto normy se uplatní přednostně před obecným pravidlem v zákoně o eGovernmentu, že úkon učiněný osobou oprávněnou k přístupu do datové schránky či pověřenou osobou má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, ledaže jiný právní předpis nebo vnitřní předpis požaduje společný úkon více těchto osob. Opatření úkonů orgánů veřejné moci adresovaných adresátům veřejné moci zaručeným elektronickým podpisem je nezbytné i z toho důvodu, že adresáti si nemohou dokument, který není opatřený elektronickým podpisem, nechat zkonvertovat.

Bude existovat něco jako "telefonní seznam" datových schránek?
Bude existovat seznam datových schránek orgánů veřejné moci podle zákona č. 300/2008 Sb. ve znění zákona č. 190/2009 Sb.. V tomto seznamu budou datové schránky orgánů veřejné moci a datových schránek jejich organizačních složek (pokud budou mít datové schránky zřízeny). Vyhledávání dalších datových schránek bude probíhat opačně. Bude možné se zeptat, zda příslušná osoba má datovou schránku. Pokud ano, bude možné do ní zprávu odeslat. Důvodem pro tuto formu je ochrana dat a především skutečnost, že seznam schránek se může měnit. Speciálně fyzické osoby si mohou schránky zřizovat, ale i rušit. To, že jsme někomu odesílali do jeho datové schránky elektronickou zprávu před týdnem, neznamená automaticky, že tuto schránku ještě dnes vlastní. Proto je nutné pokaždé učinit dotaz, který vrátí odezvu s aktuálním stavem.

Budou se zprávy v datové schránce archivovat?
Zpráva, která bude přečtená, bude v datové schránce uchována po dobu 90 dní. Po této lhůtě bude příloha datové zprávy vymazána a v datové schránce zůstane pouze obálka, která poslouží k případné kontrole přijatých a odeslaných datových zpráv. Pokud si uživatel datovou zprávu nepřečte, bude považována dle zákona 300/2008 po deseti dnech ode dne dodání datové zprávy do datové schránky za doručenou. Datová zpráva bude v datové schránce uchována ještě 90 dní po dni, kdy byla datová zpráva fikcí doručena. Po této lhůtě je příloha datové zprávy vymazána a zůstává zde opět jen obálka. Znamená to mimo jiné, že příjemce, pokud to je vhodné, si musí tyto zprávy sám archivovat. To je možné buď na vlastním počítači například prostřednictvím elektronické spisové služby, nebo prostřednictvím archivačních služeb, které bude nabízet Česká pošta. Menší obce pak mohou využít služeb tzv. eGoncenter, která jim budou k dispozici na ?trojkových? obcích. Pozn. Bez ohledu na to, jak dlouho trvá uživateli než si datové zprávy vyzvedne ze schránky, je zpráva, která byla do schránky doručena za deset dní od jejího doručení považována za převzatou-vyzvednutou a to bez ohledu na to, zda si ji příjemce ze schránky skutečně vyzvedl.

Je v souvislosti s datovou schránkou nutné zavádět na úřad i spisovou službu?
Od určité velikosti úřadu, respektive objemu zpráv v datové schránce nepochybně. U velmi malých úřadů vystačí jakýsi základ spisové služby, který bude vlastně rozhraním datové shcránky. Většina úřadů ale bude muset buď vlastnit elektronickou spisovou službu, nebo využít podobného servisu, který bude nabízet Česká pošta, respektive Telefónica O2. Menším obcím pak budou pomoc nabízet tzv. eGon centra, která budou fungovat v rámci Krajských úřadů, či ?trojkových? obcí.

Jak dlouho budou datové zprávy uschovávány v datové schránce?
Zpráva, která bude přečtená, bude v datové schránce uchována po dobu 90 dní. Po této lhůtě bude příloha datové zprávy vymazána a v datové schránce zůstane pouze obálka, která poslouží k případné kontrole přijatých a odeslaných datových zpráv. Pokud si uživatel datovou zprávu nepřečte, bude považována dle zákona 300/2008 po deseti dnech ode dne dodání datové zprávy do datové schránky za doručenou. Datová zpráva bude v datové schránce uchována ještě 90 dní po dni, kdy byla datová zpráva fikcí doručena. Po této lhůtě je příloha datové zprávy vymazána a zůstává zde opět jen obálka.

Změní datová schránka součastné organizační řešení oběhu papírových dokumentů uvnitř orgánu veřejné moci?
Zavedení Datových schránek nemění systém oběhu dokumentů uvnitř úřadu, pouze zavádí nový způsob přijímání dokumentů zvenku a doručování ven.

Pokud ze strany občana dostane úřad podání v listinné podobě, je nutné, aby odpovídal elektronicky?
Mohlo by se zdát, že zvolil-li někdo ke komunikaci s veřejnou správou listinnou podobu, přeje si touto formou s úřadem komunikovat. Zákon č. 300/2008 upřednostňuje, je-li to možné, elektronickou komunikaci. Proto i u reakcí na ta podání, která úřady obdrží v listinné podobě, musí zjišťovat, zda má odesílatel datovou schránku. Pokud zjistí že tato schránka existuje, odpověď je nutné odeslat elektronicky jejím prostřednictvím.

Je povinnost při zřízení datové schránky zřídit zároveň elektronickou spisovou službu?
Ne, podle zákona č. 300/2008 Sb. při zřízení datové schránky nevzniká orgánu veřejné moci povinnost zřídit zároveň elektronickou spisovou službu. Vede-li však orgán veřejné moci spisovou službu elektronicky, musí spisovou službu uzpůsobit ke komunikaci s informačním systémem datových schránek.

Které dokumenty budou školy předávat prostřednictvím DS úřadu a naopak úřad školám?
Školám se bude zřizovat pouze datová schránka právnické osoby (těm, které jsou zapsány v obchodním rejstříku obligatorně, ostatním na žádost), nikoliv datová schránka orgánu veřejné moci. S ohledem na tuto skutečnost nebudou mít povinnost prostřednictvím své datové schránky jakékoliv dokumenty odesílat, pouze je od orgánů veřejné moci přijímat. Orgánům veřejné moci budou školy moci odeslat jakýkoliv dokument, umožní-li to jeho povaha. Naopak orgány veřejné moci budou muset školám, které budou mít zřízenu a zpřístupněnu datovou schránku, zasílat všechny dokumenty nedoručované na místě, jejichž povaha to umožní. Pro posouzení povahy dokumentu bude v obou případech rozhodující jeho forma, tj. zda jej lze převést či vytvořit v podobě datové zprávy přípustného formátu a velikosti (přípustné formáty a velikost budou zveřejněny na internetových stranách Ministerstva vnitra). Datové schránky nebudou vhodné pro zasílání dokumentů v podobě strukturovaných dat či složky strukturovaných dat formovaných podle požadavků zvláštních komunikačních aplikací typu daňového portálu (a jeho funkcionality Elektronické podání). Doplňkovým kritériem, které však bude zcela na odesílateli dokumentu, je protokolární aspekt, tj. zda je zaslání dokumentu v podobě datové zprávy vhodné.

Když úřad vydává rozhodnutí např. v odvolacím řízení a občanovi má toto rozhodnutí poslat v papírové podobě, bude provádět autorizovanou konverzi rozhodnutí z papírové do elektronické podoby a toto pošle na dotčený úřad? Nebo by měli mít všichni úředníci, kteří vydávají rozhodnutí, elektronický podpis a příslušné rozhodnutí vždy vydají i v papírové, i v elektronické podobě?
Vůči adresátu dokumentu orgánu veřejné moci (obsahujícího úkon tohoto orgánu), který má zřízenu a zpřístupněnu datovou schránku, bude tento dokument zaslán prostřednictvím datové schránky, umožní-li to jeho povaha a nebude-li se doručovat na místě. Nebude-li mít adresát dokumentu orgánu veřejné moci zřízenu a zpřístupněnu datovou schránku, tento dokument mu bude doručen v listinné podobě, neprojeví-li adresát vůli, aby mu byl doručen e-mailem. Forma dokumentu orgánu veřejné moci před jeho odesláním adresátovi je otázkou druhu spisové služby tohoto orgánu. Pokud orgán vede spisovou službu v listinné podobě, rozhodnutí vydá také v listinné podobě a doručí jej účastníkovi; má-li účastník datovou schránku, orgán rozhodnutí zkonvertuje. Stejným způsobem postupuje i ve vztahu k dalším subjektům, kterým rozhodnutí doručuje. Pokud orgán vede spisovou službu v elektronické podobě, vyhotoví rozhodnutí také elektronicky (viz odpověď na otázku č. 1), pomocí datové schránky je doručí. Pro účastníka nemajícího datovou schránku (kterému bude rozhodnutí doručovat v listinné podobě) provede konverzi dokumentu do listinné podoby.

Když je na úřad doručena papírová žádost od občana a úřad ji musí postoupit k vyjádření jinému úřadu, je nutné, aby byla v tomto případě prováděna autorizovaná konverze, nebo se vše vyřeší tím, že nascanovaná podoba papírového dokumentu je přílohou datové zprávy?
Vzhledem k tomu, že postupující orgán není schopen posoudit, zda by se autorizovanou konverzí dokumentů z listinné do elektronické podoby neztratily důležité vlastnosti dokumentu (např. u projektové dokumentace), měl by postoupit materiál v takové podobě, v jaké mu byl dodán. Toto pravidlo se týká postoupení pro nepříslušnost. Pokud je otázkou myšleno to, že vůči příslušnému orgánu je učiněno podání a orgán pouze potřebuje vyjádření jiného orgánu k zaslaným materiálům, je na žádajícím orgánu, aby posoudil, zda povaha dokumentu umožňuje jeho autorizovanou konverzi dokumentů. V obou případech je však bezpodmínečně nutné zachovat i původní podobu dokumentu, neboť se může stát, že dokument bude nutné použít v jiném řízení (např. v rámci trestního řízení) a jeho autorizovanou konverzí dokumentů a následným zničením originálu by došlo ke zničení důležitých znaků (např. otisky prstů na listině).

Jaké jsou role zaměstnanců v souvislosti s datovými schránkami (administrátor atd.)?
Role zaměstnanců, kteří jsou administrátory a pověřenými osobami nebo jinými osobami oprávněnými k přístupu do datové schránky, vyplývá z příslušných ustanovení zákona č. 300/2008 Sb. (zejména § 8). Role ostatních zaměstnanců zákon č. 300/2008 Sb. neupravuje. Důvodem vytvoření funkce administrátora, který má význam především na velkých úřadech či u velkých právnických osob, je soustředit správu a organizační záležitosti spojené s provozem datové schránky do rukou jedné osoby a oprostit tak statutární orgány a vedoucí orgánů veřejné moci od ryze administrativních záležitostí.

Jak postupovat v případě, že komunikuje úřad ?sám se sebou? (např. úřad, jako orgán státní správy komunikuje s městem ,jakožto účastníkem řízení)?
Komunikace orgánu územního samosprávného celku, který vede řízení, jehož účastníkem je tento územní samosprávný celek, bude probíhat obdobným způsobem jako doposud. Pro komunikaci datovými schránkami je potřeba vždy aspoň dvou datových schránek. Pro ?jednotu? orgánu, který vede řízení, a účastníka však tato podmínka nebude splněna, využití datových schránek v tomto případě tak nebude možné. Jakým způsobem bude v uvedených případech doručováno, je věcí spisové služby příslušného orgánu.

Jak to bude s doručením datových zpráv orgánům veřejné moci a s jejich tříděním na podatelně orgánu veřejné moci? Jaké budou možnosti automatizovaného směrování na útvary v rámci organizační struktury, např. vazba na RPP?
Nejedná se o právní problém, ale spíše o technickou záležitost. Možnosti automatického směřování jsou otázkou technického charakteru a záleží na použitém systému elektronické spisové služby.

Jak bude řešitelné vyzvedávání zpráv z datové schránky pro vysokou školu, která má jednu datovou schránku, ale organizačně samostatné fakulty (s vlastní spisovou službou a podatelnou), které sídlí na různých adresách v ČR a každá fakulta využívá jiného systému spisové služby?
Řešení záleží na vnitřním předpisu každé vysoké školy, přístup do datové schránky bude zřízen statutárnímu zástupci vysoké školy a on musí rozhodnout, kdo bude dokumenty z datové schránky vybírat. Provázání se spisovou službou také závisí na vnitřním organizačním předpisu organizace.

Bude systém ISDS umožňovat rozdělení rolí ve smyslu podatelna/výpravna (Výpravna by neměla mít právo vstupovat do došlé pošty)?
O tomto rozdělení funkcí neuvažujeme.

Konkrétně kteří úředníci budou muset mít kvalifikovaný certifikát? Bude to ?nařízeno? centrálně nebo každý OVM bude mít vlastní interní předpis?
Toto rozhodnutí spadá do pravomoce každého úřadu

Může úředník v některých případech vyžadovat u zaslaných dokumentů od FO prostřednictvím DS el. podpis? Pokud ano, v kterých případech?
V těch případech, kde správní řád nebo jiná právní norma vyžaduje podání opatřené úředně ověřeným podpisem.

V případě zasílání elektronických dokumentů, např. projektové dokumentace, se může stát, že bude dokument ve formátu, který nejsme schopni otevřít. Budeme žádat jeho zaslání v jiném formátu, ale podatel to odmítne. Obdobná situace může nastat i opačně (úřad pošle něco, co adresát nebude moci otevřít a bude požadovat dokument v nějakém speciálním formátu). Vycházím z toho, že doporučené formáty pdf, tiff a png se týkají archivace, nikoliv elektronického komunikace jako takové. Bude mít úřad možnost stanovit vnitřní normou, že například přijímá podání v těchto určitých formátech?
Otázka směřuje spíš na Správní řád než na Datové schránky. Domnívám se, že analogicky k papírovému podání máte možnost odmítnout nečitelné vstupy.

Jak je to s datovými schránkami z pohledu vývojářů spisových služeb. Je k dispozici nějaká technická dokumentace, jak datové schránky používat z programátorského hlediska? Je k dispozici nějaký testovací provoz, aby bylo možné vyzkoušet funkčnost datových schránek? Je možné se spojit s někým, kdo má tuto oblast na starost?
Finální specifikace XSD schématu obálky Datové zprávy a popisu Webových služeb ISDS bude zveřejněna, jakmile ji schválí pracovní skupina výrobců spisových služeb. Očekávané datum je polovina měsíce března.
11. 3. 2009 Bližší informace naleznete v odkazu "Ke stažení"

Pro doručování oznámení o přestupcích z policie ČR směrem k obcím bude nadále využíván REP nebo DS?
Stávající komunikační a agendové informační systémy budou i nadále plně využívány.

Jaký je rozdíl mezi datovými schránkami a systémem REP ČR? A proč není možno REP využít? Protože dle mého názoru splňuje požadavky na funkčnost systému.
Systém datových schránek se od systému REP zásadně liší technologickým řešením, úrovní zabezpečení, konstrukcí i určením systému. Obsáhlejší vysvětlení lze najít v zákoně č.300/2008 Sb.

Jak můžeme chránit vstup do vnitřního prostředí úřadu (spisové služby) přes DS, kdy spolu s doručenou poštou přijde i vir? Prostě pošta bude z venku zavirovaná
Přílohy budou na vstupu do ISDS kontrolovány antivirovou kontrolou. Pokud
budou obsahovat škodlivý kód, systém zprávu odmítne přijmout k doručení.

Pokud  vytvořím písemnost (rozhodnutí) a zasílám je 50 dotčeným subjektům. 10 z nich bude mít schránku a zbytek ne. Využiji službu České pošty a odešlu to k nim. Oni to uloží do schránek a já dostanu informaci kdy to tam doputovalo, kdy to bylo vybráno, případně to nevybrali a nastane fikce doručení. Ten zbytek pošta vytiskne zabalí a rozešle. Jak se na těchto dokumentech objeví razítko a podpis
Podle dikce zákona by postup vypadal tak, že Datovou zprávu vytvoříte a zašlete jen těm subjektům, které Datovou schránku mají. Ostatním vytisknete, podepíšete a odešlete dopisy. Víme, že Česká pošta se chystá nabízet svou komerční nadstavbovou službu nad ISDS, která by měla fungovat zhruba tak, jak píšete. V takovém případě by bylo nutné elektronické dokumenty autorizovaně zkonvertovat aby se u nich místo klasického razítka objevila konverzní doložka potvrzující pravost a platnost původního elektronického podpisu

Jsem místostarosta obce s počtem obyvatel do 100 obyvatel. Potřeboval bych od Vás informaci jestli i pro takto malou obec je povinností zřizovat datové stránky dle zákona 300/2008 Sb?
Ano i pro Vaši obec bude ze zákona zřízena datová schránka.

Bude možno činit orgány veřejné moci dotaz na existenci datové schránky pouze při přihlášení do systému datových schránek pověřenou osobou, nebo bude možno zjišťovat existenci datové schránky prostřednictvím jiného rozhraní bez nutnosti přihlášení do systému datových schránek?
S ISDS nebude možné pracovat bez přihlášení. Existenci datové schránky jakéhokoliv subjektu je možné zjistit pomocí vyhledávače ve vaší datové schránce.