Pověřené osoby a Administrátoři

Přejete-li si, aby za Vás (Oprávněnou osobu) obsluhoval datovou schránku někdo jiný, zásadně nedoporučujeme, abyste této osobě předávali své přístupové údaje. V systémových záznamech ISDS by pak všechny úkony, které takové osoba učiní, byly zaznamenány jako Vaše vlastní. Správným postupem je zřídit takové osobě její vlastní účet. Tuto fyzickou osobu označujeme jako Pověřenou osobu.

Další možností, která je vhodná zejména pro větší organizace, je určení Administrátora, což je fyzická osoba, která získá právo sama zřizovat další Pověřené osoby a přidělovat jim rozsah oprávnění přístupu ke zprávám.

Jak zřídit účet Pověřené osoby nebo Administrátora

Samoobslužně v prostředí webového portálu datových schránek

Nejsnáze lze Pověřenou osobu či Administrátora jmenovat pomocí webového portálu Datových schránek – v části "Nastavení" je pod odkazem „Uživatelé“ volba „Nový uživatele". Každá Oprávněná osoba má kdykoli možnost v této části portálu sama přidávat / odebírat Pověřené osoby i Administrátory. Jakmile je účet zřízen, dotčené osobě jsou vygenerovány přístupové údaje, které jí budou doručeny na zadanou adresu.

Osobně na Czech POINTu

Oprávněná osoba může o přidání Pověřené osoby či Administrátora požádat prostřednictvím kontaktního místa Czech POINT. Totožnost žadatele je na kontaktním místě ověřována dle předloženého dokladu – nejčastěji občanského průkazu, případně pasu, povolení k pobytu, vízového štítku či pobytového štítku.

Písemně v listinné podobě

Žádost opatřenou úředně ověřeným podpisem doručte Ministerstvu vnitra, viz kontakty. V žádosti je nutné uvést rozsah oprávnění Pověřené osoby nebo specifikovat, že žádáte o ustavení Administrátora. Dále uveďte jméno, příjmení, datum narození a adresu pobytu Pověřené osoby či Administrátora. Přístupové údaje nelze doručit do všech zemí, doporučujeme proto, aby byla uvedena česká adresa pro doručení přístupových údajů.

Elektronickou poštou

Žádost opatřenou uznávaným elektronickým podpisem, zašlete elektronickou poštou na adresu posta@mvcr.cz. V žádosti je nutné uvést rozsah oprávnění Pověřené osoby nebo specifikovat, že žádáte o ustavení Administrátora. Dále uveďte jméno, příjmení, datum narození a adresu pobytu Pověřené osoby či Administrátora. Přístupové údaje nelze doručit do všech zemí, doporučujeme proto, aby byla uvedena česká adresa pro doručení přístupových údajů.

Žádost podává sama Pověřená osoba

Pověřená osoba může o přidělení přístupu k datové schránce požádat i sama, musí však doložit své pověření, např. plnou mocí. Plná moc musí být výslovná, tj. musí výslovně obsahovat texty "ustanovuji osobu XY Administrátorem / Pověřenou osobou ve smyslu zákona č. 300/2008 Sb." nebo obdobný, včetně uvedení rozsahu svěřených oprávnění (buď jejich vyjmenováním, nebo uvedením "v plném rozsahu možných oprávnění" či obdobně). Plná moc musí být opatřena úředně ověřeným podpisem zmocnitele nebo musí být opatřena tzv. apostilou či vyšším ověřením (superlegalizace). Žádost může být podána jak na Czech POINTu, tak i v listinné podobě Ministerstvu vnitra., viz výše.

Jaká oprávnění mohou Pověřené osoby a Administrátoři získat

Zatímco Oprávněná osoba má k dispozici veškerá oprávnění ve vztahu ke své datové schránce, rozsah oprávnění Pověřených osob můžete nastavit tak, jak Vám nejlépe vyhovuje. Dokonce můžete rozsah oprávnění průběžně měnit – a to bez omezení frekvence, třeba několikrát denně. Nová sada oprávnění se vždy aplikuje v okamžiku nového přihlášení uživatele.

Pro Administrátora platí, že má neoddělitelně přidělenu možnost přidávat / odebírat účty Pověřených osob a také jim (i sobě) měnit rozsah oprávnění. Administrátorovi můžete též přidělit / odebrat další práva ve vztahu k datovým zprávám, nemůžete mu však odebrat jeho základní právo administrace Pověřených osob. Pokud si nadále nepřejete, aby daná fyzická osoba disponovala oprávněním Administrátora, nezbývá, než jeho účet zcela zrušit.

Pověřené osoby i Administrátoři mohou disponovat následujícími právy:

Číst přijaté zprávy – je to právo číst a stahovat přijaté běžné zprávy; nemá význam pro portálový přístup, pokud současně není přiděleno právo Zobrazovat seznamy, historii a doručenky. Bez tohoto práva si můžete ze zprávy zobrazit jen údaje z obálky a údaje o doručování, bez příloh. Přihlášením uživatele s tímto právem (na portále) se doručí zprávy ve schránce, které nejsou do vlastních rukou.
Číst přijaté zprávy do vlastních rukou – toto právo opravňuje přihlášeného uživatele číst a stahovat všechny přijaté zprávy (tedy jak obyčejné, tak do vlastních rukou). Právo Číst přijaté zprávy je automaticky v právu Číst přijaté zprávy do vlastních rukou zahrnuto, takže není nutné ho explicitně nastavovat. Bez tohoto práva si může ze zprávy zobrazit jen údaje z obálky a údaje o doručování, bez příloh. Přihlášením uživatele s tímto právem (na portále) se doručí všechny zprávy ve schránce.
Posílat zprávy a číst odeslané – jedná se o právo, které slouží k vytvoření a odeslání datové zprávy. Nemá-li přihlášený uživatel (při portálovém přístupu) zároveň přiděleno právo Vyhledávat datové schránky, může vytvořit novou zprávu, pouze pokud zná ID schránky adresáta, nebo může odpovídat na přijaté datové zprávy. Současně uživatel získává právo číst a stahovat odeslané zprávy, v portálovém přístupu by však měl mít i právo Zobrazovat seznamy.., jinak se k odeslaným zprávám jednoduše nedostane.
Zobrazovat seznamy, historii a doručenky – pokud má uživatel toto právo, zobrazí se mu (v portálovém přístupu) seznamy zpráv a doručenek, ale přijaté zprávy (přesněji přílohy) nemůže otevřít a stáhnout, pokud nemá současně právo Číst přijaté zprávy (nebo Číst přijaté zprávy do vlastních rukou pro zprávy s příznakem Do vlastních rukou).
Vyhledávat schránky – toto právo opravňuje přihlášeného uživatele vyhledávat datové schránky. Pro vytváření a odesílání datových zpráv (při portálovém přístupu) je nutno mít navíc nastaveno právo Posílat datové zprávy.
Mazat zprávy v trezoru – opravňuje uživatele mazat zprávy uložené v datovém trezoru (pokud je tato služba aktivní).