Všeobecné dotazy

Existuje něco jako "telefonní seznam" datových schránek?
Jak se zprávy v datové schránce archivují?
Je v souvislosti s datovou schránkou nutné zavádět na úřad i spisovou službu?
Kdo může a kdo musí mít datovou schránku?
Jaký je rozdíl mezi datovou schránkou a e-mailem?
Mohou mi být posílány dokumenty z datové schránky na e-mail?
Jak získá přihlašovací údaje osoba či jednatel firmy, který dlouhodobě pobývá v zahraničí?
Lze pomocí datové zprávy přenášet dokumenty, které obsahují externí elektronický podpis, i když formáty elektronického podpisu nejsou vyjmenovány v prováděcí vyhlášce?
Může někdo číst veškerou moji komunikaci vedenou prostřednictvím tohoto systému?
Jak obsluhovat datovou schránku, když jsou statutární zástupci dlouhodobě mimo ČR?
Jak zajistit zpřístupnění (aktivaci) datové schránky, když se nedaří doručit přístupové údaje?
Mohou být datové zprávy a dokumenty došlé do datové schránky použity jako přílohy k žádostem, při dokazování atd., nebo je nutné je za peníze konvertovat do listinné podoby?
Pokud mám zpřístupněnou datovou schránku, nemám možnost komunikovat se státem jinou cestou?
Proč se nemohu přihlásit? (Proč je přístupové heslo do datové schránky tak složité?)
Co dělat při ztrátě či zapomenutí přístupových údajů?
Kdy musím změnit přístupové heslo a proč?
Přišlo mi oznámení o zneplatnění přístupových údajů. Proč, co to znamená?
Naše firma má více statutárních zástupců. Mají všichni stejné přístupové údaje?
Co dělat, když do datové schránky společnosti nemá nikdo přístup?

Existuje něco jako "telefonní seznam" datových schránek?

Ano, na stránce Seznam datových schránek. V tomto seznamu jsou k nalezení všechny zpřístupněné datové schránky orgánů veřejné moci a datové schránky jejich organizačních složek (pokud mají datové schránky zřízeny), datové schránky právnických osob, podnikajících fyzických osob a fyzických osob. Fyzické osoby však mají možnost nezveřejňovat své údaje v seznamu datových schránek, proto seznam fyzických osob nemusí být úplný. Seznam datových schránek se může stále měnit. Zvláště fyzické osoby si mohou datové schránky zřizovat, ale i znepřístupňovat. To, že jste někomu odesílali do jeho datové schránky elektronickou zprávu před týdnem, automaticky neznamená, že je tato schránka ještě dnes zpřístupněná. Údaje v seznamu jsou aktualizovány jednou denně.

Odesílatel datové zprávy má také možnost vyhledávat příjemce přímo ve své datové schránce. Oproti Seznamu datových schránek jsou zde aktuální data.

Orgány veřejné moci mohou také využívat referenční údaje Registru obyvatel a Registru osob, kde je zapsán identifikátor datové schránky u každého subjektu, který má aktuálně zpřístupněnou datovou schránku.

Jak se zprávy v datové schránce archivují?

Zpráva doručená přihlášením bude v datové schránce uchována po dobu 90 dní od okamžiku přihlášení osoby, která měla oprávnění seznámit se s obsahem dokumentu. Po této lhůtě bude zpráva vymazána. Pokud se do datové schránky žádná taková osoba nepřihlásí, bude zpráva považována po deseti dnech ode dne dodání za doručenou. Datová zpráva bude v datové schránce uchována i nadále a 90 denní lhůta pro její vymazání počne běžet až okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba s oprávněním tuto zprávu číst.

Výše uvedené znamená, že uživatelé by si měli datové zprávy (odeslané i přijaté) sami archivovat. To je možné buď na vlastním počítači (například prostřednictvím elektronické spisové služby) na externích datových nosičích nebo prostřednictvím archivačních služeb, které nabízí Česká pošta (viz Datový trezor.)

Je v souvislosti s datovou schránkou nutné zavádět na úřad i spisovou službu?

Od určité velikosti úřadu, respektive objemu zpráv v datové schránce nepochybně. U velmi malých úřadů vystačí základní rozhraní datové schránky. Pro většinu úřadů je však vhodné využít elektronickou spisovou službu.

Kdo může a kdo musí mít datovou schránku?

Informace naleznete v článku Typy datových schránek

Jaký je rozdíl mezi datovou schránkou a e-mailem?

Datová schránka je elektronické úložiště, které je určeno k doručování dokumentů (datových zpráv) orgány veřejné moci, k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci. Zjednodušeně řečeno, datová schránka slouží k přijímání a posílání úředních (elektronických) dopisů mezi Vámi a orgány veřejné moci. E-mail (e-mailová schránka) slouží ke komunikaci, má obvykle nižší zabezpečení proti neoprávněnému vstupu. Základní kvalitativní rozdíl tvoří vlastnosti datových schránek, kdy je každý odesílatel i příjemce jednoznačně identifikován a každý přístup do schránky je zaznamenán. Odesílatel i příjemce mají k dispozici dodejku / doručenku, ze které je jednoznačně patrný stav doručení datové zprávy. Uložená datová zpráva představuje nezpochybnitelný důkaz, který můžete předložit u soudu.

Mohou mi být posílány dokumenty z datové schránky na e-mail?

Z důvodů ochrany osobních dat není možné přeposílat datové zprávy na email. V nastavení schránky si však můžete nastavit emailovou adresu, na kterou Vám pak systém odesílá notifikace o dodání nové datové zprávy.

Jak získá přihlašovací údaje osoba či jednatel firmy, který dlouhodobě pobývá v zahraničí?

Obecně platí, že přístupové údaje uživatele ISDS nemůže převzít nikdo jiný než uživatel sám. Zastoupení na základě plné moci není použitelné, protože přístupové údaje jsou doručovány v režimu výhradně do vlastních rukou adresáta. Více o pravidlech doručování naleznete v článku Přístupové údaje.

Lze pomocí datové zprávy přenášet dokumenty, které obsahují externí elektronický podpis, i když formáty elektronického podpisu nejsou vyjmenovány v prováděcí vyhlášce?

Vyhláška č. 194/2009 Sb. upravuje pouze přípustné formáty datové zprávy dodávané do datové schránky. Datovou zprávou se dle § 19 zákona č. 300/2008 Sb. rozumí dokument orgánů veřejné moci a úkon prováděný vůči orgánu veřejné moci prostřednictvím datové schránky. Tento zákon a související právní předpisy umožňují a v některých případech dokonce přímo ukládají, aby tyto datové zprávy byly elektronicky podepsány a bylo k nim připojeno časové razítko. Tím pádem je nutné, aby informační systém datových schránek umožňoval kromě doručování vlastních dokumentů i doručování elektronických podpisů a časových razítek v běžně rozšířených formátech CER, CRT, DER, PK7, P7B, P7C, P7F, P7M, P7S, TST.

Může někdo číst veškerou moji komunikaci vedenou prostřednictvím tohoto systému?

Ne. Obsah datové zprávy je na vstupu do tohoto systému zašifrován a je rozšifrován až na jeho výstupu. Jediné, co Informační systém datových schránek vidí, je to, co je napsáno na obálce datové zprávy, tedy zejména informace o odesílateli a příjemci. ISDS vede pouze informace o tom, kdy kdo komu něco posílal, ale nemůže vést záznam o obsahu komunikace. V souladu se zákonem, nemají ani správce ISDS ani jeho provozovatel právo přístupu k obsahu datových zpráv.

Jak obsluhovat datovou schránku, když jsou statutární zástupci dlouhodobě mimo ČR?

V případě, kdy z nejrůznějších důvodů není možné doručit Oprávněným osobám přístupové údaje, zůstává vždy možnost, aby Oprávněná osoba požádala Ministerstvo vnitra o zřízení přístupu pro Pověřenou osobu nebo Administrátora. Postup, jak o zřízení požádat, je popsán v článku „Pověřené osoby a Administrátoři“.

Jak zajistit zpřístupnění (aktivaci) datové schránky, když se nedaří doručit přístupové údaje?

Ve specifických případech, kdy např. všichni statutární zástupci právnické osoby (zapsané v obchodním rejstříku) pobývají v zemích, kam nelze doručit přístupové údaje a zároveň v jejich možnostech není návštěva Czech POINTu na zastupitelských úřadech, může Ministerstvo vnitra na písemnou žádost statutárního zástupce provést ruční zpřístupnění datové schránky společnosti, protože nelze objektivně zajistit doručení přístupových údajů. Této nestandardní operaci by v každém případě mělo předcházet zřízení přístupu pro Pověřenou osobu nebo Administrátora, tak aby společnost měla zajištěnou obsluhu schránky. Žádost by měla být opatřena úředně ověřeným podpisem statutárního zástupce (oprávněné osoby) a měla by obsahovat explicitní textaci „Žádáme o zpřístupnění datové schránky...“.

Mohou být datové zprávy a dokumenty došlé do datové schránky použity jako přílohy k žádostem, při dokazování atd., nebo je nutné je za peníze konvertovat do listinné podoby?

Byl-li dokument, který je přílohou datové zprávy, podepsán kvalifikovaným podpisovým certifikátem nebo elektronickou značkou a současně byl tento podpis opatřen časovým razítkem, které umožňuje ověřit si, že podpisový certifikát nebo elektronická značka byly v okamžiku použití elektronického podpisu platné, pak je takový dokument dlouhodobě průkazný a ověřitelný. Údaje o tom, kdo a kdy dokument odeslal či přijal, jsou uvedeny v obálce datové zprávy. Kompletní ověření všech těchto údajů tedy vyžaduje, aby byla celá datová zpráva i s přílohami předkládána přesně v té formě, v jaké byla doručena do datové schránky, tedy se všemi přílohami, včetně obálky, v níž jsou uloženy, a také s elektronickou značkou a kvalifikovaným časovým razítkem, jež bylo ke zprávě připojeno Informačním systémem datových schránek. Takový dokument doručený prostřednictvím datové schránky má stejné právní účinky jako jeho listinná verze, předložená i s obálkou.

Pokud mám zpřístupněnou datovou schránku, nemám možnost komunikovat se státem jinou cestou?

Občan ani podnikatel obecně vzato nemusí s orgány veřejné moci komunikovat pouze prostřednictvím zpřístupněných datových schránek, i nadále je možné používat elektronické podatelny nebo klasickou písemnou korespondenci. Tuto povinnost mají pouze orgány veřejné moci.

Nelze však říci, že zpřístupnění datové schránky by v některých případech nemělo žádný vliv na způsob, jakým bude podání vůči orgánům veřejné moci muset být činěno. Je třeba mít na paměti, že konkrétní procesní předpisy, kterými se komunikace s orgány veřejné moci řídí, mohou spojovat se zpřístupněním datové schránky další specifické povinnosti, jmenovat lze např. zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád, v platném znění, který ve svém ustanovení § 72 odst. 4 spojil s vlastnictvím zpřístupněné datové schránky v určitých případech (např. podání daňových přiznání) povinnost elektronické komunikace (nikoliv ovšem výhradně datovou schránkou) se správci daně.

Proč se nemohu přihlásit? (Proč je přístupové heslo do datové schránky tak složité?)

Pokud se Vám při prvním přihlášení přihlašovacími údaji z obálky zobrazuje chybová hláška "Chyba přihlášení, zadejte znovu údaje", zřejmě píšete některé znaky hesla jinak. Prosím zkontrolujte:

  • zda máte zapnutou správnou klávesnici (českou či anglickou)
  • zda jste omylem nezaměnili některá písmenka, často se zaměňuje velké písmeno "I" s malým "L" a malé "G" s malým "Q"
  • zda nepíšete malá písmena jako velká nebo obráceně, písmena s háčky a čárkami místo číslic a podobně (nemáte zapnutý režim psaní velkých písmen Caps Lock, píšete s českou/anglickou klávesnicí aj.)

Doporučujeme si některé znaky, u kterých si nejste jisti, předem vyzkoušet napsat nejprve v jiném programu, např. v textovém editoru, případně využít grafickou klávesnici (viz obrázek).

Obrázek grafické klávesnice

Složitost přístupového hesla je dána snahou zajistit maximální možnou úroveň zabezpečení přístupu k datové schránce. Z tohoto důvodu je v hesle obsažena kombinace velkých a malých písmen, čísel a znaků tak, aby heslo nebylo možné jednoduše odhadnout a zneužít.

Prvotní (iniciální) heslo je voleno záměrně komplikované proto, aby bylo maximálně bezpečné. Uživatel je při prvním přihlášení do datové schránky požádán o změnu hesla.

Co dělat při ztrátě či zapomenutí přístupových údajů?

Postup je popsán v článku Přístupové údaje.

Kdy musím změnit přístupové heslo a proč?

K první změně hesla jste vyzváni při prvním přihlášení za pomoci nových, dosud nepoužitých přístupových údajů. Důvodem je snaha, aby Vaše heslo nikdo neměl šanci získat. Pokud heslo nezměníte, zůstává Vám ještě dalších 5 pokusů o přihlášení, kdy jste vyzváni ke změně hesla. Teprve když se rozhodnete ignorovat všechny tyto výzvy, což Vám samozřejmě nedoporučujeme, jsou přístupové údaje nenávratně zablokovány a pro získání nových nezbývá, než požádat o zneplatnění přístupových údajů, viz postup v článku Jak získat nové přístupové údaje.

Po změně hesla je nastavena platnost nového na 90 dnů. Po uplynutí této doby je při následujícím přihlášení opět vynucována změna hesla dle stejných pravidel jako při změně iniciálního hesla. Uživatelé však mají možnost v Nastavení své datové schránky vynucenou změnu hesla po 90 dnech vypnout a nastavit tak jeho neomezenou platnost. Vypnutí povinné změny hesla ale z bezpečnostních důvodů nedoporučujeme. Důvodem je závažnost následků, ke kterým může dojít vinou zneužití přístupových údajů. V případě zájmu můžete vynucenou změnu hesla v Nastavení datové schránky opět zapnout. 

Přístupové údaje k datové schránce se nikdy samy od sebe nezablokují. Pokud došlo k vypršení platnosti hesla, webový portál datových schránek Vás po přihlášení upozorní, že je nutné heslo změnit. Jedinou výjimkou, kdy jsou dočasně přístupové údaje nepoužitelné pro přihlášení, je stav, kdy došlo k několika neúspěšným pokusům o přihlášení bezprostředně za sebou. Pak jsou přístupové údaje v souladu s Vyhláškou č. 194/2009 Sb. na hodinu zablokovány.

Přišlo mi oznámení o zneplatnění přístupových údajů. Proč, co to znamená?

Oznámení o zneplatnění přístupových údajů odesíláno Pověřené osobě a Administrátorovi, jakmile bylo ukončeno jejich oprávnění přistupovat do datové schránky.

Naše firma má více statutárních zástupců. Mají všichni stejné přístupové údaje?

Každý uživatel má vlastní přístupové údaje, a to vždy ke každé datové schránce jedny, takže zneplatnění nebo změna konkrétních přístupových údajů ovlivní jen přístup jednoho člověka. Neovlivní to ani přístupy ostatních Oprávněných osob ve stejné společnosti, ani přístup stejného člověka do ostatních schránek (např. je-li statutárním zástupcem více společností).

Co dělat, když do datové schránky společnosti nemá nikdo přístup?

Pokud skutečně společnost aktuálně nemá žádného statutárního zástupce (zapsaného v Registru osob ani v obchodním rejstříku), logicky nemá ani žádnou oprávněnou osobu s přístupem do datové schránky. V tomto případě pak nezbývá, než si neprodleně zajistit z řad společníků jmenování nového statutárního zástupce, který bude mít do datové schránky přístup. Další možností je nechat si soudem ustanovit opatrovníka společnosti a požádat Ministerstvo vnitra, aby této osobě zajistilo do doby, než dojde k ustanovení nového statutárního orgánu, do datové schránky přístup.

Jiný postup nastává, když společnost má statutárního zástupce zapsaného v Registru osob, ale ten není veden v datové schránce jako Oprávněná osoba. Tuto situaci oznamte prostřednictvím infolinky datových schránek.


Integrovaný operační program Integrovaný operační program Ministerstvo vnitra České republiky